Уничтожение документов
За время существования любой организации накапливается огромное количество документов. Если некоторые из них не уничтожать, то рано или поздно все помещения превратятся в склады макулатуры. Вокруг будут стоять пыльные ряды бумажных стопок, и нужный документ может попросту затеряться среди тех, которые уже давно потеряли свою актуальность. Существует и ещё одна причина – документы фиксируют все. В этой связи любая случайно оставленная без внимания бумага может свидетельствовать против вас.
Именно поэтому документы важно и нужно вовремя уничтожать. Следует, однако, придерживаться буквы закона.
Сроки хранения
Сроки хранения документов регламентируются Перечнем типовых документов. При этом каждая бумага несет в себе определенное значение для предприятия. И если одни документы перестали иметь какую-либо ценность, то другие играют свою роль очень долго. В зависимости от срока хранения, все документы можно разделить на 3 большие группы:
- временного хранения (до 10 лет);
- длительного хранения (свыше 10 лет);
- постоянного хранения.
Перед утилизацией следует учитывать, что сроки хранения документов могут быть увеличены, сокращать их запрещено. Становится понятной важность своевременного уничтожения бумаг с истекшим сроком, ведь архив может переполниться в любой момент, а кроме уже ненужных, есть еще много текущей документации. Она в архив не попадает и остается лежать на полках и столах фирмы. Создается путаница, важные документы могут быть потеряны в грудах уже устаревших.
Как происходит уничтожение документов
Чтобы на предприятии не возникало путаницы, необходимо регулярно выполнять отбор документов, часть из которых отправлять в архив, а устаревшие – утилизировать. Для того чтобы уничтожить ненужные документы и те, срок хранения которых уже истек, необходимо составить акт. Его подписывает руководитель предприятия, и выбранные бумаги уничтожаются.
Уничтожая документы физически, следует принять во внимание:
- Конфиденциальность. При уничтожении документа информация, содержащаяся в нем, не может быть разглашена.
- Законность. Уничтожение должно проводиться в соответствии со всеми нормативными актами.
- Завершенность. Уничтожены должны быть все копии и экземпляры соответствующего документа.
Физическое уничтожение документов с истекшим сроком хранения требует наличия специального оборудования, нужно потратить и рабочее время офисных работников. Именно поэтому многие организации прибегают к помощи профессиональных служб. И с этим вопросом вы можете обратиться в «Первую Металлоломную компанию». В вашем распоряжении окажется профессиональный шредер для уничтожения конфиденциальных документов и опытные специалисты, которые приедут к вам в оговоренное время.
